Hoe leuk is het om je eigen bedrijf te starten? Je kunt vol gaan voor datgene wat je leuk vindt. De klussen aannemen die jou aanspreken en mocht je een keer een paar uurtjes vrij willen nemen, dan hoef je niet eerst aan je baas te vragen of dat akkoord is. Hooguit overleg je het met je eventuele opdrachtgever. Maar aan ieder haakje zit een oogje en voor veel zzp’ers is dat de boekhouding! Ook bij Damespraatjes hebben we hier mee te maken! Wij zouden het liefst de hele dag leuke artikelen schrijven, maar achter de schermen is een hoop werk te doen en de administratie bijhouden is een van die dingen.
Van een zeer goede bekende van me die al jaren zelfstandig werkt kreeg ik de volgende tips en ik heb ze ook echt toegepast.
1. Maak een scheiding tussen je prive- en je zakelijke rekening. Op deze manier kun je goed in de gaten blijven houden hoe je bedrijf er voor staat. Voor de eventuele mensen met wie je samenwerkt is dat fijner, maar ook voor je gezinsleden. Hoe naar is het als je geld van je gezin voor je zaak gaat gebruiken en omgekeerd ook. Je kunt het natuurlijk allemaal wel administreren en rechttrekken, maar het is een heel gedoe! Regel het meteen goed! Geen idee bij welke bank je in jouw geval het beste zo’n rekening kunt openen? Op zakelijkbankieren.nl kun je checken welke bank het beste bij jou past.
2. Zorg dat je een online boekhouding gaat voeren. Om te zien hoe het met je bedrijf gaat moet je een boekhouding voeren. En op basis hiervan doe je je verplichte aangiftes, onder andere je aangifte omzetbelasting. Veel zzp’ers doen dat per kwartaal. Heb je een online boekhoudprogramma dan is het veel eenvoudiger om je aangifte te doen. Maar dit geldt uiteindelijk ook voor je jaarrekening.
3. Organiseer het meteen goed. Neem een goed online boekhoudprogramma en check of je je administratie zo kan indelen dat er voor jou relevante gegevens uitkomen. Bijvoorbeeld als je af en toe een andere zzp’er inhuurt om werk voor je te doen, dan is het fijn om te weten wat dit je jaarlijks kost. Een andere belangrijke vraag die je jezelf moet stellen is of je een facturatie programma, kilometeradminstratie aan je online boekhoudprogramma gekoppeld wilt hebben.
4. Zorg dat je weet wat je bij moet houden. Verdiep je zeker even in de regels die er rond administraties gelden. Voor ondernemers die BTW plichtig zijn is het van belang dat de BTW die je in rekening brengt administreert. Maar daarnaast mag je je voordruk (BTW die jij hebt betaald) in veel gevallen verrekenen. Er zijn uitzondering, bijvoorbeeld bij etentjes. Check dit zeker even. Ga je aan de slag met een online boekhoudprogramma dan word je daar ongetwijfeld op geattendeerd!
5. Zorg dat je aan de bewaarplicht van de belastingdienst voldoet. Iedere ondernemer (en dus ook zzp’er) is verplicht om zijn administratie 7 jaar te bewaren, alhoewel hier ook weer uitzonderingen op zijn. Op de website van de belastingdienst staat exact omschreven wat je precies moet bewaren en hoe lang. Check dat zeker even als je later niet voor verrassingen wilt komen te staan.
6. Praat met mensen die vergelijkbaar werk doen. Waar liepen zij tegenaan toen ze hun eigen administratie gingen voeren? Zijn er voor de branche waarin je werkt specifieke regelingen?
7. Durf te vragen. Heb je bepaalde onzekerheden of heb je meer hulp nodig bij het werken met je online boekprogramma? Vaak is er een helpdesk of een contactcentrum waar je met je vragen terecht kunt. Kunnen zij je ook niet helpen, dan zullen ze je ongetwijfeld doorverwijzen naar een expert. Want sommige dingen zijn gewoon heel ingewikkeld, onder andere de fiscale implicaties van keuzes die je maakt!
Natuurlijk hoop ik niet dat ik je met het bovenstaande heb laten schrikken. Je administratie doen is lang niet altijd leuk. Maar afgelopen week heb ik zitten juichen. Omdat ik in no-time mijn aangifte omzetbelasting had gedaan. Daarna kon ik lekker weer artikelen schrijven en op stap gaan om leuke ideetjes voor die artikelen op te doen. En dan is het leven plotseling weer heel leuk :-).
