Anita (54) werkt al bijna tien jaar op een klein kantoor waar de sfeer altijd goed was. Collega’s helpen elkaar, er wordt veel gelachen en als iemand een keer eerder weg moet, is daar meestal begrip voor. Maar sinds haar collega Patricia steeds vaker onder werktijd privézaken regelt, begint Anita zich steeds meer te ergeren. Terwijl Patricia boodschappen doet, naar afspraken gaat of plotseling onbereikbaar is, blijft haar werk liggen. En wie het vervolgens mag oplossen? Anita. ‘Ik wil best helpen als iemand een keer in nood zit, maar het lijkt inmiddels alsof mijn collega betaald krijgt om haar eigen leven te regelen en ik haar werk mag doen.’
Een fijne werkplek
Anita werkt op de administratie van een bedrijf met bijna 50 medewerkers. Ze heeft het er jarenlang naar haar zin gehad. De lijnen zijn kort, de sfeer is informeel en iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Haar collega Patricia werkt er inmiddels zes jaar en zit op dezelfde afdeling. ‘In het begin konden we heel goed met elkaar opschieten’, vertelt Anita. ‘We dronken samen koffie, gingen soms in de pauze een broodje halen en hielpen elkaar als het druk was. Als Patricia een keer eerder weg moest voor een afspraak, vond ik dat helemaal geen probleem. Dat hoort er toch bij? Je bent geen machine.’
Maar volgens Anita is de situatie het afgelopen jaar langzaam veranderd. Patricia lijkt steeds vaker tijdens werktijd andere dingen te regelen. Ze gaat naar de supermarkt, haalt pakketjes op, maakt afspraken en verdwijnt soms zonder precies te vertellen wanneer ze terug is. ‘Het begon met een keer boodschappen doen omdat ze ’s avonds geen tijd had. Daarna moest ze even naar de drogist. Vervolgens had ze een afspraak bij de kapper. Ik dacht steeds: ach, dat kan gebeuren. Maar op een gegeven moment gebeurde het bijna iedere week.’
Kun jij dat klusje even overnemen?
Het grootste probleem is volgens Anita niet eens dat Patricia af en toe weggaat. Het is vooral wat er daarna gebeurt. De administratie moet gewoon worden bijgehouden en deadlines veranderen niet omdat iemand boodschappen gaat doen. ‘We hebben allebei onze eigen taken. Als Patricia weg is, komen telefoontjes bij mij terecht en blijven haar e-mails onbeantwoord. Soms moet er dezelfde dag nog iets worden verwerkt. Dan denk ik: ik kan het laten liggen, maar daar is de klant uiteindelijk de dupe van.’
Dus neemt Anita het werk over. Ze beantwoordt de mails, belt klanten terug en zorgt dat de administratie op orde blijft. In het begin voelde dat als collegialiteit, maar inmiddels merkt ze dat ze zichzelf ermee in de problemen brengt. ‘Ik heb mijn eigen werk ook nog. Toch betrap ik mezelf erop dat ik steeds denk: ik doe dit nog wel even, anders loopt alles in de soep. En als Patricia terugkomt, gaat ze rustig verder met haar eigen dingen, zonder te vragen hoe het is gegaan.’
Laatst was Patricia bijna anderhalf uur weg geweest. Toen ze terugkwam met een paar boodschappentassen, vroeg ze vrolijk of Anita haar telefoon nog had opgenomen. ‘Ik zei dat er drie klanten hadden gebeld en dat er een belangrijke e-mail lag. Toen zei ze: “O, fijn dat jij dat even hebt opgevangen!” Alsof het de normaalste zaak van de wereld was. Ik voelde mijn irritatie meteen oplopen.’
Als Anita er iets van zegt, is zij de lastige
Anita heeft geprobeerd het onderwerp voorzichtig aan te kaarten. Ze wil geen ruzie op kantoor en weet dat Patricia ook privé verantwoordelijkheden heeft. Maar toen ze voorstelde om voortaan duidelijker afspraken te maken over het verdelen van het werk, kreeg ze een reactie die ze niet had verwacht. ‘Patricia keek me aan alsof ik een enorme zeurpiet was. Ze zei: “Doe niet zo streng, joh. We zijn hier toch geen fabriek? Ik haal mijn uren echt wel in.”’
Dat laatste vindt Anita moeilijk te controleren. Patricia blijft soms wat langer zitten, maar volgens Anita gebeurt dat niet altijd. Bovendien is het niet zo dat klanten en collega’s kunnen wachten tot zij besluit haar werk alsnog te doen. ‘Ik heb gezegd dat het niet om streng zijn gaat, maar om afspraken. Als ik een paar uur weg ben, moet ik dat ook overleggen. Waarom zou dat voor haar anders zijn?’
Patricia vond dat Anita er een veel te groot probleem van maakte. Ze zou haar werk prima doen en Anita moest volgens haar gewoon wat flexibeler zijn. ‘Daar werd ik echt boos van. Ik ben juist degene die flexibel is! Ik vang haar werk op, pas mijn planning aan en blijf soms langer om alles af te krijgen. Maar zodra ik daar iets van zeg, ben ík degene die moeilijk doet.’
Mijn eigen werk blijft liggen
De situatie begint inmiddels gevolgen te hebben voor Anita’s eigen werk. Ze merkt dat ze steeds vaker achterloopt en soms thuis nog achter haar laptop kruipt om alles af te krijgen. ‘Dat vind ik misschien nog wel het ergste. Ik werk hier omdat ik mijn werk leuk vind en omdat ik mijn verantwoordelijkheden serieus neem. Maar ik heb geen zin om iedere avond nog achterstallige administratie weg te werken omdat mijn collega overdag haar boodschappen heeft gedaan.’
Ook thuis merkt haar man dat ze minder ontspannen is. Anita vertelt regelmatig over de situatie en vraagt zich hardop af waarom ze steeds degene is die alles oplost. ‘Mijn man zegt dat ik ermee moet stoppen. Als Patricia weg is, moet ik haar werk maar laten liggen. Dan merkt de leiding vanzelf dat er iets niet goed gaat. Maar ik vind dat lastig. Ik wil niet dat klanten de dupe worden of dat mijn afdeling een slechte naam krijgt.’ Toch begint ze te beseffen dat haar behulpzaamheid misschien juist het probleem in stand houdt. Zolang Anita alles opvangt, lijkt er immers niets aan de hand.
De leidinggevende kijkt de andere kant op
Een paar weken geleden besloot Anita het met haar leidinggevende te bespreken. Ze vertelde dat de werkverdeling scheef begon te lopen en dat ze steeds vaker taken van Patricia overnam. ‘Ik heb het bewust niet gebracht als een klacht over Patricia. Ik heb gezegd dat ik mijn eigen werk niet meer goed kon plannen doordat ik regelmatig onverwachte taken erbij kreeg. Ik hoopte dat we samen naar een oplossing konden kijken.’
Haar leidinggevende luisterde, maar leek niet erg onder de indruk. Volgens hem was het op kantoor belangrijk dat collega’s elkaar hielpen en moest Anita proberen de situatie niet te persoonlijk te maken. ‘Hij zei dat Patricia haar werk uiteindelijk afkreeg en dat hij tevreden was over onze afdeling. Ik dacht echt: ja, natuurlijk krijgt ze het af, want ik help haar voortdurend!’
Anita durfde dat op dat moment niet te zeggen. Ze wilde niet overkomen als iemand die haar collega zwartmaakt. Maar toen ze later die week opnieuw een telefoontje van een klant voor Patricia afhandelde, voelde ze zich behoorlijk machteloos. ‘Ik kan toch niet de hele dag controleren waar zij is? Ik ben haar collega, niet haar leidinggevende. Maar waarom moet ik dan wel de gevolgen van haar gedrag opvangen?’
Wat vind jij? Moet Anita stoppen met het opvangen van het werk van haar collega en Patricia haar eigen verantwoordelijkheid laten nemen? Of hoort elkaar helpen er nu eenmaal bij als je samenwerkt op een klein kantoor?
Afbeelding: Vitaly Gariev via Unsplash
