Ik ben een ochtendmens. Dat betekent dat ik ’s ochtends veel werk kan verzetten. Als ik op de redactie wordt verwacht, ben ik er als eerste. Doe het licht aan, pak koffie en start mijn computer om mijn mailbox te checken. Niet doen! zeggen mensen die er verstand van hebben. Het eerste uur op je werk is het allerbelangrijkste. Maar vul die tijd niet met het doorploegen van je email.
Mail vreet energie
Het verbaasde me toen ik dat advies las. Ik dacht altijd: ‘zo eerst even mijn mail wegwerken en dan aan de rest beginnen.’ Fout. Het lezen van al die berichten vreet je energie. Op sommige wil je gelijk antwoorden, over andere moet je nadenken. Voor je het weet is je eerste uur voorbij.
Start de dag efficiënt
Hoe begin je je werkdag productief? Hoe deel je de eerste zestig minuten op je werk effectief en goed in? Je hebt geen idee hoe belangrijk dat moment is, het bepaalt de rest van je dag. Stel je krijgt een boos mailtje van een klant. Die lees je als eerste. Grote kans dat de rest van je dag is verknald. Of je nou wil of niet. Vijf tips om de dag zo goed en efficiënt mogelijk te starten.
- Benut het belangrijkste uur goed. Zorg dat je geconcentreerd aan de slag gaat. Kijk op je planning voor die dag en start met dat wat het belangrijkste is. Niets werkt fijner om dat wat er toe doet al aan het begin van de dag af te hebben. Daarvan krijg je een goed gevoel dat je de rest van de dag houdt.
- Plan vergaderingen niet ’s ochtends maar ’s middags. Heb je een functie waarin je regelmatig om de tafel moet met collega’s of klanten? Plan deze bijeenkomsten niet ’s ochtends, maar doe dat bij voorkeur na de lunch. Dan heeft iedereen al lekker kunnen werken, een boterham gegeten en kan relaxt een meeting ingaan.
- Weet wat je wil. Wees je bewust van wat je wil. Denk dagelijks na over wat je plannen zijn met je werk en met je carrière. Nadenken hierover gaat het best als je hersenen lekker wakker zijn. Het is belangrijk je focus te houden omdat je het prettigst werkt als je weet wat je doel is.
- Plan je tijd goed in. Dat kun je doen door je dag in blokken te verdelen, zodat je kunt zien wanneer je wat gaat doen. Zo beslaat het eerste blok je eerste uur, je belangrijkste. Daarna kun je bijvoorbeeld een blok reserveren om je emails te lezen en te beantwoorden. Zie het als de agenda van een tandarts of huisarts; die delen ook hun dag in. Van 8.00 tot 12.00 uur patiënten, van 13.00 tot 14.00 uur spoedgevallen enzovoort. Zo kun jij je werk ook indelen.
- Beperk het checken van social media. Persoonlijk vind ik dit de lastigste. Als ik het even moeilijk heb, of het zat ben klik ik al gauw naar Facebook, Twitter en Instagram. Om geconcentreerd te blijven werken is het belangrijk om je niet af te laten leiden. Dus: telefoon uit het zicht, zet meldingen van mail op je computer uit en zoek een plek waar je ongestoord kan werken. Beperk het bekijken van bijvoorbeeld Facebook tot twee keer op een dag.
Heb jij tips om efficiënt te werken? Deel ze met ons in de comments onder dit artikel. Wij zijn heel benieuwd!
